Tre tips till mötesarrangörer

Vatten Avlopp Kretslopp är ett branschmöte som varje år lockar flera hundra tjänstepersoner, konsulter och branschexperter. 2019 års möte ägde rum i Halmstad på Hotel Tylösand. Vi har träffat arrangörerna för att utvärdera mötet. De ger här sina mest värdefulla tips för dig som ska arrangera en stor konferens eller kongress i Halmstad.

Mötesdeltagare på Vatten Avlopp Kretslopp.

Vatten Avlopp Kretslopplänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster ägde rum ynder två dagar i mars på Hotel Tylösandlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster och lockade ungefär 330 deltagare. Redan innan starten valde de lokala värdarna, Laholmsbuktens VA och miljöförvaltningen vid Halmstads kommun samt Laholms kommun att ordna en förkonferens. Det gjordes helt på eget initiativ.

De flesta mötesdeltagarna kommer ändå dagen innan. Att genomföra en förkonferens innebär såklart lite jobb, men värdet var stort. Det blev ett sätt för oss att nätverka vilket vi annars inte har samma möjlighet till, säger Malin Andersson, miljö- och hälsoskyddsinspektör på miljöförvaltningen.

Gruppen som arbetat med både förkonferens och mötet på Tylösand kom från olika förvaltningar och bolag. Just det beskriver Malin som en av de största vinsterna – att det interna nätverket har breddats och att man har en större samsyn i flera frågor.

För de lokala värdarna var det värdefullt att många personer från den egna organisationen, från Halmstad och hela Halland, kunde delta. När konferensen tidigare har genomförts på en annan ort hade endast ungefär 2 medarbetare möjlighet att delta. Denna gång deltog nästan 40 medarbetare på konferensen.

För oss som arrangörer blir det inte dyrt, speciellt om vi sätter kostnaden för konferensen i relation till alla som faktiskt hade möjlighet att delta. Personer från flera förvaltningar deltog och det ger ett mervärde för hela kommunen, säger Joakim Lindh, tillförordnad chef för miljöförvaltningen.

Paus i kongresshallen på Hotel Tylösand.

Utvärderingen visar på det bästa resultatet hittills

Arrangören, i detta fall VA-guidenlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster, genomförde en undersökning för att ta reda på vad deltagarna tyckte om årets möte. Resultatet blev det bästa hittills och framförallt var det miljön på Hotel Tylösand som lyfte hela mötesprogrammet. Mattias Mattsson, VA-guiden, säger:

Att ha allt på samma ställe, under ett och samma tak, är något utöver det vanliga för vår konferens. Deltagarna var nöjda med programmet som de tyckte hade ett bra innehåll, men inramningen gjorde att allt lyfte till en ny nivå.

Effekter av mötet

Sammanfattningsvis kan genomförandet av kongressen i Halmstad beskrivas som en vinst för både regionen, de lokala värdorganisationerna och arrangörerna. Även om mötet är avslutat och arrangören nu tar sikte på en ny stad för nästa år fortgår arbetet. Bland annat fortsätter man i både Laholm och Halmstad med att anordna träffar för entreprenörer i VA-branschen. Betydelsen av dessa träffar blev tydlig under kongressen.

Tre tips från de som anordnat en kongress i Halmstad

1. Påverka programmet

Ge era idéer och tankar kring hur kongressen och dess program kan utvecklas. Vi valde att anordna studieresor i Halmstad. Det blev ett uppskattat inslag som lättade upp de kunskapsintensiva dagarna. Många deltagare hoppas nu att studieresorna kommer tillbaka under framtida års konferenser.

2. Skapa en sömlös upplevelse

Om ni kan bidra till en mer sömlös upplevelse för mötesdeltagarna – gör det. VA-guiden ordnade med bussar som gick från centralstationen till mötesanläggningarna vilket bidrog till en bra helhetsupplevelse.

3. Presentera det du är stolt över

Som lokal värd har ni möjlighet att presentera projekt och verksamheter i Halmstad för en nationell publik. Välj ut dessa med omsorg och visa stolt upp dem för kollegorna runt om i landet.

En av konferensdagarna inleddes med ett morgondopp i Kattegatt.